审核过程实际上是一个沟通过程,而且是一个正式的双向沟通过程。掌握沟通技巧,是对审核员的基本要求。充分、流畅的沟通是审核成功的关键之一。
搜集整理了有关质量审核现场的一些技巧经验感悟,作为一名身经百战的质量审核员,可能这些都不算什么,但是对于新手这些技巧和经验将会提供一个可靠的参考依据。在审核现场时,情况瞬息万变,审核员还是得应用平时掌握的相关技术和专业知识随机应变。
下面分4个方面来分解现场审核的基本技巧,希望能对你带来帮助。如有好的建议和意见欢迎留言!
一、面谈技巧
一次成功的面谈,有利于建立融洽关系,消除心理障碍;有助于争取受审核方人员的合作,有助于查明情况,获取需要的客观证据。
①在面谈时审核员应掌握的技巧有:
a. 得当的提问;
b. 要少说,要多听;
c. 保持融洽的关系;
d. 选择适当的面谈对象。
在面谈时,审核员应自始至终保持礼貌、友善的态度,如:对面谈对象及内容表示兴趣,对误解要耐心;避免打断、干扰、反驳对方的谈话;“请”和“谢谢”适时使用;保持客观、公正的态度等。
②在面谈时审核员应考虑的方面
面谈是收集信息的一种重要手段,面谈的方式应与面谈情况和接受面谈的人员相适应,此外,审核员还应考虑以下方面:
a. 为了获得具有代表性的信息,在审核期间受审核组织内不同层次和职能的人员应予以面谈,尤其是审核需考虑活动或任务的那些执行人员;
b. 面谈应尽量在接受面谈人员的正式工作场所进行;
c. 应采取各种方式,避免接受面谈的人员在开始面谈时感到紧张;
d. 面谈的理由与所做的笔录应予以说明;
e. 面谈可以首先要求接受面谈的人员介绍其工作内容;
f. 面谈的结果应予以归纳,所得出的任何结论应在可能的情况下与接受面谈人员进行验证;
g. 所提出的问题可以是开放式或封闭式的,但应避免引导式的问题;
h. 对接受面谈的人员的参与与合作应表示感谢。
二、提问技巧
提问是审核中运用最多、最基本的方法。采用正确的提问方式提问,这是审核员基本的沟通技巧。
①提问的目的主要有:
a. 获取审核所需的信息。