通过提问,有目的、有重点地去收集信息。信息不是越多越好,而是适用信息越多越好,即所获取的信息应有助于迅速地正确地达到审核目的;
b. 掌握审核主动权,保证审核计划如期兑现。
根据审核的目的、计划,有选择、有重点地提问,使受审核方能在提问下自觉或不自觉地提供审核所需要的信息和证据,将受审核方的行为引入到审核计划安排的轨道上来,保证审核计划顺利实施。
②提问按回答结果分成三类:
a. 开放式提问。
以能得到较广泛的回答为目的的提问方式。“怎么样?”“什么?”这样的问式为开放式提问;
b. 封闭式提问。
可以用“是”、“不是”或一两个字就能回答的提问方式。审核员除必要时应尽量少用封闭式提问。封闭式提问往往会使面谈对象情绪紧张,有些问题也很难回答,实际中的许多情况是不能用“是”或“不是”来定论的;
c. 思考式提问。
可围绕问题展开讨论以便获得更多的信息的提问方式。问式常有:“为什么?请告诉我……”
审核员根据打算了解的情况、面谈对象的情况和面谈发展的情况,可灵活使用上述三种类型的提问。
③提问按检查内容可分为二类:
a. 按审核检查表提问;
b. 根据审核进展情况提问。
总之提问方式有许多种,不管哪种方式,重要的是审核员的提问必须观点和目的明确,时机适当;必须表述准确、清楚、层次分明,依次递进,就像剥笋一样一层层剥进去直至剥到你需要的地方。提问要用最短的时间,从最佳角度获得最能达到审核目标的信息和证据。
如检查表上列有A、B、C、D四个依次关联的问题,按序提问显得机械呆板,而且不与当时场景结合,提问效果往往不好。选择问题则显得灵活,有针对性,能提高提问效果。一个老练的审核员的提问方式常常在表面看来是随机的,但他总是能在当时场景中找到最适当的提问方式,并得到理想的答案。
假如你到采购部门审核合同评审要求,怎样提问呢?
问1:合同评审是不是你们负责的?(目的是确认责任)
问2:今年你们一共订了多少合同?(目的是调查应评审的合同数)
问3:请你把今年所订的全部合同拿给我看看?(目的是确认合同评审数和评审有效性验证)
④在提问时还应注意:
a. 考虑被问者的背景;