内审,也称为第一方审核,由组织自己或以组织的名义进行,审核的对象是组织自己的管理体系,验证组织的管理体系是否持续的满足规定的要求并且正在运行。
它为有效的管理评审和纠正、预防措施提供信息,其目的是证实组织的管理体系运行是否有效,可作为组织自我合格声明的基础。是对所策划的体系、过程及其运行的符合性和有效性进行系统的、定期的审核,保证管理体系的自我完善和持续改进的过程。
按照内审程序规定,制定年度审核计划,确定内审的实施月份。内审应覆盖质量管理体系所有过程、部门和场所,每年至少一次。
1.年度内审策划
按照内审程序规定,制定年度审核计划,确定内审的实施月份。内审应覆盖质量管理体系所有过程、部门和场所,每年至少一次。
如下特殊情况时可增加内审频次:
当合同要求或客户需要评价质量管理体系时:当机构和职能有重大变更时:发现严重不合格而需要审查时第三方审核认证或监督审核前:最高管理者提出要求时。
2.成立内审小组
根据内审活动目的、范围、部门、过程及日程安排,最高管理者授权成立内审小组。
3.编制内审实施计划
按照年度内审计划安排的月份,编制内审日程计划,在编制内审实施计划时编制人应与各内审员及被审核部门负责人确认时间的安排是否合理,如有问题,及时调整计划。
审核实施计划应包括以下内容:
(1)内审的目的、范围、起止日期;
(2)依据的文件;
(3)本次审核的主要内容和时间安排:
(4)内审员分工。
4.编制内审检查表
审核前内审员应根据分工编制检查表,检查表要求:
(1)应突出审核区域的主要职能,选择典型关键的质量问题应覆盖质量管理方面的全部职能,包括本公司客户的一些特殊要求。
(2)使用一段时间后形成相对稳定内容,作为标准检查表,为以后内审提供参考。
5.通知内审
内审前至少提前一周通知受审部门,内审实施计划应得到受审核部门负责人的确认。
6.首次会议
现场审核前应召开首次会议,由审核组全员和受审部门负责人及有关人员参加,会议由内审组长主持,与会人员应签到,会议时间以不超过半小时为宜。
首次会议召开的主要内容:
(1)向受审核部门介绍审核组成员分工;
(2)声明审核范围、目的和依据:
(3)简要介绍实施审核所采用的方法和程序:
(4)在审核组和受审核部门之间建立联系;
(5)宣读审核计划,澄清审核计划中不明确的内容。
7.现场审核
现场审核是使用抽样检查的方法寻找客观证据的过程。在这个过程中,审核员的个人素质和审核策略、技巧可以得到充分的发挥。称职的审核员会在轻松自如并使受审核方口服心服的情况下,完成审核任务。
8.未次会议
现场审核结束后应召开未次会议,内审组长主持,审核组全员和受审核部门相关人员参加并签到。
未次会议的主要内容:
(1)重申审核范围、目的和依据;
(2)审核说明;
(3)宣读不合格项报告;
(4)提出纠正措施要求;
(5)宣读审核意见,说明审核报告发布时间、方式及其它后续要求;
(6)审核总结。
未次会议应有记录,并保存。
9.内审报告
未次会议结束一周左右,内审组长应对本次审核的不合格报告进行汇总、分析,并最高管理者提交《内部审核报告》。不合格项报告作为附件,分发给各相关部门。
10.跟踪审核
审核组应对纠正预防措施情况进行跟踪,验证,并及时向最高管理者反映跟踪、验证状况。并在紧接着的下一次审核时,对实施的实施情况及效果进行复查评价,写入报告,实现审核闭环管理以推动连续的质量改进。在任何组织中从审核得到的真正益处最终来自“自身”的审核。