管理体系文件制定的原则主要依据国家认监委对认证机构制定的相关管理体系认证实施规则及管理办法，并结合中国合格评定国家认可委员会对认证机构制定的相关管理体系认可规则、认可规范、实施指南、认可方案、相关机构要求等，以及中国认证认可协会制定的相关认证审核活动的人员注册准则、行业自律公约、管理规范、实施办法等，同时根据国际认可论坛（IAF）实施的多场所组织的管理体系审核与认证、已认可的管理体系认证的转换、信息和通信技术（ICT）在审核中应用等文件和相关行业专项认证要求及规范等相关认证认可文件为原则和依据，来制定符合认证机构相关的管理体系文件。

通常情况下，认证机构内的管理体系文件包括：管理手册、程序文件、公开文件 、支持性文件、专业审核作业指导书以及各类记录表格文件。

（一）管理手册

管理手册是管理体系的表征，是对机构的管理体系运作进行表述、阐述及指导管理体系实际运作的主要文件，它涵盖了认证机构的管理方针、承诺、组织机构、过程关系及接口职责等方面的内容，是机构内全体员工从事管理体系活动都必须遵守的基本依据和行为准则，同时也是认证机构管理体系文件中最高级别的纲领性文件。

（二）程序文件

程序文件是指针对管理体系审核活动的每一个过程进行独立编制的规范要求，以确保审核过程和审核结果符合认证机构要求的文件 ，是管理手册的补充性支持文件，同时也是机构内全体员工进行审核管理活动的具体依据性文件。它可单独编制成册，也可与管理手册一起融合编制成册。

（三）支持性文件

支持性文件是依据程序文件的规定，对机构审核管理流程中的过程进行分解描述，以引导支持各个审核流程中的具体支撑指引性文件，主要包括：《工作规则》《评价准则》《工作指南》《实施规范》《管理规定》《能力要求》等文件。

（四）公开文件

公开文件是指认证机构根据相关文件规定的要求，编制并进行对外公示的告知性文件。同时通过认证机构官方网站对外进行发布，主要起到公开、透明、提前告知的公开指引性管理体系文件。

（五）表格文件

表格文件指在管理体系认证活动中需要使用的表格文件，它是记载和证实管理体系活动及结果信息的文件，即管理类表格文件和审核类表格文件的空白记录表格，可作为需要保持的文件。当在审核活动中，记录表格中填写了相关信息和审核数据，表格就成了记录，随机就转化成了文件，也就是形成证据后需要保留的文件，它是审核管理活动中必不可少的审核证据文件，且是需要长期保留的证据性文件。